Az ISO 9001-es szabvány szerinti megfelelést a cégek mindegyike fogcsikorgatva vagy könnyedén, de megszerzi. Ez lenne az alapkövetelmény, csakhogy ez bekövetkezik, akár jól működik egy rendszer, akár sem. A probléma gyökere itt keresendő: Kell egy dokumentum, mindegy miről szól, mindegy kitől kapjuk meg, csak legyen meg és ha lehet a legkisebb anyagi ráfordítás árán. Márpedig a szervezet folyamatait, érdemi működését az ügyfelek is érzékelik és ezek alapján döntenek arról, hogy egyáltalán ügyfelek akarnak e maradni a továbbiakban is.
A minőségügyi dokumentációnk rólunk szóljon!
A minőségügyeket szabályozó dokumentáció már az audit előtt sok mindent elárul a cégről. Az auditorok ugyanis már a vizsgálat előtt megkapják a cég “minőségügyi” dokumentációját. Ez az a dokumentum, amelyből az alkalmazottak egyértelműen tudják, hogy saját munkájuk során melyek azok a követelmények, amelyeknek meg kell felelniük. Ezzel a dokumentációval csupán annyi az általános probléma, hogy nem a cég működését mutatja be! 90%-ban a szabvány pontjait tartalmazza és a vállalatok 80%-a minden pont alatt ugyanazt állítja. Tehát, ha a cégneveket kicserélnénk, azt a képet kapnánk, hogy ugyanazon folyamatok alapján kell hamburgert sütni, mint csavargyárat üzemeltetni. Vagyis az auditor már rá is jött, hogy van-e valamilyen működő irányítási rendszer a cégben, vagy nincs. Nem beszélve arról, hogy az áldokumentum csomó felesleges papírmunkát felemésztett és felesleges költség. Figyeljunk oda arra, hogy az átadott minőségügyi dokumentáció a saját cégünkről szóljon és annak folyamatairól adjon képet.
Tudjuk, mit vezettünk be!
Minden audit legelső része egy beszélgetés a vállalat vezetőivel arról, hogy miért is vezették be a rendszert, miért fontos ez a vállalatuk számára. Gyakorlatban azonban sokszor előfordul, hogy a vezetők, akiknek leginkább el kellene köteleződniük egy irányítási rendszer mellett, semmit sem tudnak arról, annak működéséről. Gonduljuk csak el, milyen képet fest egy cégről, ha a vezetőit nem érdekli saját működésének a megszervezése, még annyira sem, hogy tájékozódjanak a folyamat lépéseiről, eredményeiről. A tájékozatlanság ilyen fokát mindenképp igyekezzünk elkerülni!
Ha már bevezetjük, legyünk elkötelezettek!
A minőségügyi rendszer hatékony működését, ellenőrzését és irányítását valakinek össze kell fognia, elengedhetetlen tehát egy ilyen pozíció bevezetése a vállalatnál.A szabvány szerint ő látja el a „minőségirányítási vezető” feladatkörét. Nem elég, ha azt mondjuk jó, holnaptól a Kovács Józsi a minőségirányítási vezető, ennek a feladatkörnek ki kell derülnie a vállalati szervezeti ábrából és az egyes munkakörökhöz kapcsolódó munkaköri leírásokból. Sokszor az auditon derül ki, hogy nincs is a szervezeti ábrán minőségügyi vezető feltüntetve. Máskor kijelölik ugyan ezt a szerepet, de a hierarcha alsó fokára teszik, ahonnét ezeket a feladatokat lehetetlen ellátni.
Használjuk a sablonokat!
A használatra előírt sablonok a cég minőségügyi dokumentációjának részei. Előfordul azonban, hogy az auditorok az audit alkalmával szeretnék megnézni ezeknek a gyakorlati használatát konkrét példákon keresztül, ám gyakran ezeknek a sablonoknak a jelentős részét még egyetlen esetben sem alkalmazták! Ezt a helyzetet is igyekezzünk elkerülni, hiszen ez a tény is elkötelezettségünk fokáról árulkodik.
A termelés során ki kell javítania hibákat, de nem a termeléstől függetlenül!
A minőségszemlélet egyik alapvető megnyilvánulása, hogy a folyamat egyes fázisai után ellenőrző pontokat építünk be, és meggyőződünk arról, hogy az addigi eredmények megfelelőek-e. Természetesen, ha hiba csúszott a gépezetbe, azt azonnal javítani kell, illetve ha javítani nem tudjuk, le kell selejteznünk. Az auditoroknak az auditon erről meg kell győződniük! Gyakran azonban a főfolyamat, aminek a hibájára vonatkozik, nincs is írásban szabályozva, vagy pedig egy ettől teljesen független szabályozás vonatkozik rá. Nagyon fontos, hogy a hibákat ne a főfolyamattól függetlenül és ne csak papír alapon javítsuk ki!
Sokszor a legkülönbözőbb területeken jelennek meg olyan problémék, amelyeknek gyökere közös: A tanúsítványt csupán egy papírnak tekintjük. A fenti hibák csupán példák arra, hogy milyen helyzeteket idéz elő, ha a vezetés nem kötelezi el magát a minőségirányítási rendszer mellett. Gyakran megbízzák a legolcsóbb és leggyorsabb tanúsítót és arra törekszenek, hogy ne “zavarjon bele” a cég mindennapi működésébe.
Fel lehet tenni magunkban a kérdést: Függ-e a vállalkozásunk sikere, eredményessége a szervezettségtől, a folyamatok szabályozottsági szintjétől, a hibák csökkenő mennyiségtől és a rugalmas és gyors ügyfél-kiszolgálástól? Ha IGEN a válaszunk, akkor ne csak bevezessük, de alkalmazzuk is minőségirányítást vállalatunknál és igyekezzünk elkerülni a fenti hibákból adódó kellemetlenségeket.